Die Verwaltung Ihres Unternehmens zu vereinfachen und zu rationalisieren, das ist das Hauptziel von onRech. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist das digitale Signieren Ihrer Unterlagen, wie z. B. Angebote und Auftragsbestätigungen. Ihre Kunden können Ihre Unterlagen online über einen sicheren Link einsehen und sofort zur Akzeptanz unterschreiben. Auf diese Weise muss der Kunde nichts ausdrucken oder als Post versenden. Dies kann sogar von einem Tablet aus erfolgen.

Dokumente vom Kunden unterschreiben lassen

Wenn Sie eine Unterlage per E-Mail an den Kunden weiterleiten, fügt onRech eine Schaltfläche zum sicheren Unterschreiben in die E-Mail-Nachricht ein. Diese Schaltfläche ist standardmäßig aktiv. Wenn Sie keine Signierschaltfläche senden möchten, deaktivieren Sie im Layout Ihrer Unterlage die Option "Unterschrift vom Kunde".

Die Möglichkeit, eine online Unterschrift hinzuzufügen, ist nur sichtbar, wenn Sie beim Erstellen einer Unterlage die Option "Unterschrift vom Kunde" aktivieren.

In der Mailbox des Kunden kann dies so aussehen:

Wenn der Kunde auf die Schaltfläche in der E-Mail klickt, öffnet sich die Rechnung innerhalb der onRech-Umgebung. Auf der linken Seite befindet sich ein Unterschriftsfenster, in dem der Kunde mit Maus, Touchpad oder Finger (auf Tablet) unterschreiben kann.

Nach dem Unterschreiben ändert sich der Status des Angebots in onRech automatisch auf "Akzeptiert".

Unterlagen selbst unterschreiben

Als Geschäftsführer können Sie selbst Unterlagen digital unterschreiben. Entweder, indem Sie Ihre eigene Unterschrift mit der Maus in das System einfügen, oder indem Sie ein Bild Ihrer Unterschrift laden. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehe über das Menü oben rechts zu 'Unternehmenseinstellungen'.

2. Gehe auf die Registerkarte 'Standardwerte'.

3. Klicke unten auf der Seite neben 'Unterschrift' die Schaltfläche 'Bearbeiten' neben 'Unterschrift vom Geschäftsführer".

4. Platziere nun Ihre Unterschrift mit der Maus oder lade ein Bild Ihrer Unterschrift im png-, gif- oder jpg-Format.

Ihre eigene Unterschrift wird nur dann auf Unterlagen gesetzt, wenn Sie beim Erstellen auch die Option 'Unterschrift vom Geschäftsführer' aktiviert haben.

Erforderliche Unterschriften als Standard setzen

Damit Sie nicht vergessen, die erforderlichen Unterschriften zu markieren, können Sie diese auch als Standard pro Dokumentart wie z. B. Angebot, Auftragsbestätigung oder Lieferschein festlegen. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehe über das Menü in der oberen rechten Ecke zu 'Unternehmenseinstellungen'

2. Gehe auf die Registerkarte 'Standardwerte'

3. Klicke unten unter 'Unterschriften' auf die Schaltfläche 'Bearbeiten' neben einer der drei Normen

4. Markieren Sie die hier die Unterschriften, die Sie standardmäßig erforderlich für diese Art von Unterlagen festlegen möchten.