Automatische Mahnungen festlegen

Mit onRech erstellen Sie einfach automatische Mahnungen für fällige Rechnungen. So wird z. B. 7 Tage nach Fälligkeit der Rechnung eine erste Mahnung verschickt, gefolgt von einer zweiten Mahnung 14 Tage nach Fälligkeit und einer letzten Mahnung nach drei Wochen.

Um die Intervallzeiten einzustellen, gehen Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf "Unternehmenseinstellungen". Gehen Sie dann zu "Automatische Mahnungen" und klicken Sie auf die gelbe Schaltfläche "Bearbeiten".

Elemente eines automatischen Mahnungsauftrags

Name

Das Beispiel zeigt bereits, dass Sie sequenzielle Erinnerungen einstellen können. Der Name ist ein Freitextfeld für den internen Gebrauch. Standardmäßig ist 'Automatische Mahnung 1' eingetragen, dann 2, dann 3, ... Wählen Sie einen Namen, der deutlich macht, um welche Erinnerung in der Kette es sich handelt.

Tage nach dem Ablaufdatum senden

Dieser Wert gibt an, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung, onRech die Mahnung versenden soll. Die Mahnung für eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen und der Angabe '3 Tage nach Ablaufdatum' wird am 18. Tag nach Erstellung der Rechnung versendet.

Neue Mahnungsfrist

Der Wert in diesem Feld wird in den Text für das Platzhalter '%term%' aufgenommen: "Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag so schnell wie möglich, spätestens aber innerhalb der %term% Tage, unter Angabe der Rechnungsnummer auf unser Konto %iban%."

Platzhaltern oder 'Tags' werden überall in den Elementen der Erinnerung verwendet. Die Platzhaltern werden im Text dynamisch durch den entsprechenden Wert ersetzt.

Beschriftung am Boden

Eine Standardbeschriftung oder -meldung wird verwendet, um einen Kunden an die Zahlung zu erinnern. Dies ist der Text, der auf der PDF-Unterlage der eigentlichen Mahnung erscheinen wird. Sie ändern diesen Text hier, z. B. durch Tippen in das Textfeld, oder Sie können ihn einmalig für alle zukünftigen Erinnerungen dieses Typs ändern.

Klicken Sie dazu oben auf die blaue Schaltfläche "Standardbeschriftungen".

  • Wenn Sie bereits eine Beschriftung erstellt haben, wird diese im Dropdown-Menü angezeigt.

  • Wenn Sie eine neue Beschriftung erstellen oder eine vorhandene bearbeiten möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Standard-Boden-Beschriftungen bearbeiten".

E-Mail-Text

Ein Standard-E-Mail-Text hilft, den Kunden zur Zahlung aufzufordern. Dies ist der Text, der in der eigentlichen E-Mail mit der Mahnung als Anhang erscheinen wird. Sie können den Text hier z. B. durch Tippen in das Textfeld ändern, oder Sie können ihn einmalig für alle zukünftigen Mahnungen dieses Typs ändern. Vielleicht soll der Ton der ersten Mahnung etwas anders sein als der Ton der dritten Mahnung.

Klicken Sie dazu oben auf die blaue Schaltfläche "Standard-E-Mail-Nachrichten".

  • Wenn Sie bereits einen anderen E-Mail-Text erstellt haben, wird dieser im Dropdown-Menü angezeigt;

  • Wenn Sie einen neuen E-Mail-Text verfassen oder einen bestehenden bearbeiten wollen, klicken Sie auf das kleine Zahnrad "Standard-E-Mail-Nachrichten bearbeiten".

Andere

Sie können zusätzliche Kosten in das Textfeld eintragen:

  • Mahnkosten: Kosten, die tatsächlich für die Erstellung und Versendung der Mahnung entstehen.

  • Zinssatz: auf Jahresbasis, muss innerhalb der gesetzlichen Bestimmungen liegen.

  • Mindestzins: frei zu bestimmender Wert, Betrag in Euro, kein Prozentsatz.

  • Prosentsatz der Entschädigung: zu interpretieren auf den gesamten Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer.

  • Mindest-Entschädigung: zu bestimmender Wert, Betrag in Euro, kein Prozentsatz.

Zum Beispiel:

Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Mehrwertsteuer

€ 1.000

Mahnkosten

€ 10

Zinssatz

12%

Mindestzins

€ 5

Entschädigungssatz

10%

Mindestentschädigung

€ 3

Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Mehrwertsteuer

Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Mehrwertsteuer

€ 1.000

Mahnkosten

€ 10

Zinsen (bei 30 Tagen)

€ 9,86

Kompensation

€ 100

Wenn Sie diese anwenden wollen, beschreiben Sie die oben genannten zusätzlichen Kosten in Ihren Allgemeinen Verkaufsbedingungen.

Klicken Sie dann auf "Hinzufügen". Der Mahnauftrag wurde erstellt und wird nun anhand des eingestellten Sendedatums versendet.

Pausieren der automatischen Mahnung

Angenommen, ein Kunde kontaktiert Sie nach einer ersten Mahnung. Es gibt einen Streit über die Zahlung, aber Sie arbeiten eine Vereinbarung über die Zahlung aus. Dann ist es nicht sinnvoll, dass der Kunde in den folgenden Tagen automatischen Mahnungen bekommt.

Kein Problem, denn Sie können die automatischen Mahnungen pro Rechnung pausieren. Gehen Sie dazu in der Übersicht der Rechnung auf den Reiter "Mahnungen". Dort finden Sie die Liste der geplanten Mahnungen. Durch Klicken auf die rote Schaltfläche "Automatische Mahnungen pausieren" wird der Versand vorübergehend pausiert.