Mettre en place des rappels automatiques

enFact sait créer et envoyer des rappels automatiques pour les factures en souffrance. Par exemple, le logiciel envoie un premier rappel 7 jours après la date d'échéance de la facture, suivi d'un second rappel 14 jours après échéance et un dernier rappel après trois semaines.

Pour configurer selon vos besoins, passez à votre adresse e-mail en haut à droite de l'écran et cliquez sur “Paramètres de l'entreprise”. Allez dans "Rappels automatiques" et cliquez sur le bouton jaune "Modifier".

Éléments de rappel automatique

Nom (identification)

L'exemple a déjà indiqué que vous pouvez établir une séquence de rappels. Le Nom est un champ de texte libre à usage interne. Par défaut, l'ordre de rappel automatique 1 est saisi, puis 2, puis 3, ... Choisissez un nom qui indique clairement à quel rappel dans la chaîne il se réfère.

Jours après date d'échéance

Cette valeur indique combien de jours après la date d'expiration le rappel doit être envoyé. Le rappel pour une facture avec délai de paiement de 14 jours et l'indication "3 jours après la date d'expiration" sera donc envoyé le 18ème jour après la création de la facture.

Délais de paiement

La valeur de ce champ sera utilisée dans le texte pour la balise "%term%" : "Nous vous demandons de transférer le montant dû sur notre compte bancaire %iban% dès que possible, mais au plus tard dans les jours de %term%, en indiquant le numéro de facture.”

Les balises sont utilisées dans les différents éléments du rappel. Elles sont remplacées dynamiquement dans le texte par la valeur correspondante. Pour en savoir plus sur l'utilisation des balises, cliquez ici.

Message rappel standard

Un message standard est utilisée pour rappeler votre client de payer. C'est le texte qui apparaîtra sur le document PDF du rappel proprement dit. Vous pouvez modifier ce texte ici (par exemple en tapant dans la zone de texte) ou vous pouvez le modifier une fois pour tous futurs rappels de ce type à venir.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton bleu "Légendes par défaut" en haut.

  • Si vous avez déjà créé un message différent, il apparaîtra dans le menu descendant.

  • Si vous souhaitez créer un nouveau texte ou modifier la version existante, cliquez sur le symbole des petites roues dentées intitulé "Modifier la signature par défaut".

Texte courriel

Un texte standard de courrier électronique est utilisé pour inciter votre client à payer. Il s'agit du texte qui apparaît dans le courriel avec le rappel de paiement en annexe. Vous pouvez modifier ce texte ici (par exemple en tapant dans la zone de texte) ou vous le modifiez une fois pour toutes pour les futurs rappels de ce type. Typiquement le ton du message est légèrement différent pour un premier rappel que pour un troisième.

Pour changer, cliquez sur le bouton bleu "Messages électroniques par défaut" en haut de la page.

  • Si vous avez déjà créé un autre texte de courriel, il apparaîtra dans le menu descendant ;

  • si vous souhaitez créer un nouveau texte de rappel ou adapter celui qui existe, cliquez sur la roue dentée "Modifier les messages électroniques standard".

Autres

Vous pouvez spécifier des coûts supplémentaires dans le champ de texte :

  • Frais de recouvrement : frais qui couvrent effectivement la préparation et l'envoi du rappel.

  • Taux d'intérêt : sur une base annuelle, doit se situer dans les limites légales.

  • Intérêt minimum : valeur à déterminer librement , un montant en euro, pas de pourcentage.

  • Pourcentage de compensation : à appliquer sur le montant total de la facture, TVA incluse.

  • Indemnité minimale : valeur à déterminer, montant en euro, pas de pourcentage.

Par exemple:

Montant total de la facture, TVA comprise

€ 1.000

Frais de rappel

€ 10

Taux d'intérêt

12%

Intérêts minimums

€ 5

Taux d'indemnisation

10%

Indemnité minimale

€ 3

Résultat sur rappel de la facture impayée après 30 jours :

Montant total de la facture, TVA comprise

€ 1.000

Frais de rappel

€ 10

Intérêts (à 30 jours)

€ 9,86

Dédommagement

€ 100

Décrivez les frais supplémentaires ci-dessus dans vos conditions générales.

Cliquez ensuite sur "Ajouter". L'ordre de rappel a été créé et sera désormais envoyé en fonction de la date d'envoi que vous aurez fixée.

Pause du rappel automatique

Supposons qu'un client vous contacte après avoir reçu un premier rappel. Il y a un désaccord sur le paiement, mais vous êtes en train de mettre au point un arrangement de paiement. Dans ce cas, il n'est pas question que le client reçoive des rappels automatiques supplémentaires dans les jours suivants.

Dans ce cas, vous pouvez interrompre les rappels automatiques pour chaque facture. Utilisez pour cela l'onglet "Rappels" dans l'aperçu de votre facture. Vous y trouverez les rappels prévus. En cliquant sur le bouton rouge "Pause des rappels automatiques", ceux-ci ne seront plus envoyés.