Signature en ligne
Rendre l'administration de votre entreprise plus facile et plus fluide, tel est l'objectif principal d'enFact. Pour faciliter encore plus les choses, il est possible de signer vos documents en ligne, électroniquement. Vos clients ont la possibilité de consulter vos documents par un lien sécurisé et d'apposer immédiatement leur signature. Le client n'a plus besoin d'imprimer et d'envoyer la copie de l'offre, vous pouvez faire signer les bons de commande et les bons de livraison sur une tablette sur le site.
Si vous souhaitez que le client signe immédiatement pour approbation par voie électronique, il suffit d'envoyer un bouton sécurisé "signer" dans le courriel enFact. Le bouton est activé par défaut. Si vous ne souhaitez pas envoyer de bouton de signature, vous désactivez l'option "Signature par le client" au bas lors de la mise en page du document.
La possibilité d'ajouter une signature n'est visible que lorsque l'option "Signature par le client" est cochée au moment de la création d'un document. Dans la boîte aux lettres du client, cela peut ressembler à cela :
Lorsque le client clique sur le bouton dans l'email, enFact ouvre la facture correspondante. À gauche se trouve la fenêtre de signature, où quiconque peut apposer sa signature à l'aide de la souris, du pavé tactile ou du doigt (sur la tablette).
Après la signature, enFact change automatiquement le statut de l'offre en "Accepté".
En tant que gestionnaire, vous aussi savez signer des documents en mode électronique. Pour cela, soit vous enregistrez votre signature dans le logiciel à l'aide de la souris, soit vous téléchargez une image. Pour ce faire, suivez les indications ci-dessous :
- Passez à la rubrique "Paramètres de l'entreprise" par le menu en haut à droite.
- Allez à l'onglet "Valeurs par défaut"
- Cliquez sur le bouton "Modifier" à côté de "Gestion des signatures" en bas de la page.
- Placez votre signature avec votre souris ou téléchargez une image au format png, gif ou jpg.
Votre propre signature ne sera apposée sur les documents que si vous avez coché l'option "Signature par le gestionnaire" lors de la création d'un document.
Pour éviter d'oublier de cocher les signatures requises, vous pouvez les définir par défaut par type de document (offre, bon de commande, bon de livraison). Suivez les étapes ci-dessous :
- Allez à "Paramètres de l'entreprise" via le menu dans le coin supérieur droit.
- Passez à l'onglet "Valeurs par défaut".
- Cliquez en bas sous "Signature" à côté de l'une des trois standards sur le bouton "Modifier".
- Sélectionnez les signatures que vous voulez obtenir par défaut pour ce type de document.
