Stockbeheer (voorraadbeheer)

Stockbeheer of voorraadbeheer in onFact helpt je om meteen zicht te krijgen op je actuele voorraad. 
Stockbeheer activeren
Stockbeheer is een uitbreiding die je eerst moet activeren. 
1.Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen'. 
2.Bij de apps en koppelingen m.b.t. producten kies je 'Stockbeheer'; klik op de groene knop 'Activeren'. 
Je kan hier meteen kiezen om te 'Configureren'. Je krijgt de keuze:
Stockberekening gebaseerd op facturen: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur.
Stockberekening gebaseerd op facturen en kassatickets: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur of via een kassaticket.
Stockberekening gebaseerd op leveringsbonnen: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt op een leveringsbon.
"Wat met producten die vermeld worden op bestelbonnen"? Daarvoor bestaat een virtuele stock, zie verder in dit artikel.
Stockbeheer activeren per product
Je moet het stockbeheer ook per product activeren; dit kan je gaan doen voor bestaande producten, of nieuwe producten die je toevoegt.
Bestaand product (enkele producten)
Stockbeheer gebruiken voor een bestaand product, regel je in de detailfiche van het product. 
Klik onder het titeltje 'Stockbeheer' op de groene knop 'Activeer stockbeheer voor dit product'. Nu zal onFact meteen door je gemaakte facturen, leveringsbonnen of kassatickets (afh. je gekozen instelling bij 'Stockbeheer activeren') gaan kijken hoeveel artikels je reeds verkocht. 
In het voorbeeld hieronder werd er reeds 1 artikel verkocht. Omdat we nog nooit een voorraad hebben toegevoegd, wordt de stock aangeduid als '-1'. 
Het is wel mogelijk de actuele stock van dit product te updaten. 
1.Klik daarvoor op de groene knop 'Stockwijziging toevoegen'. 
2.In het veld 'Correctie' kan je een actuele stockwaarde invoeren, bv. '10'. 
Door het toevoegen van deze nieuwe waarde, zal de stock gecorrigeerd worden. Er zal nu een stock van 8 artikels getoond worden; de stockwijziging (10) minus reeds verkochte artikelen (2).
Het is ook mogelijk om de stock negatief te corrigeren; stel dat een product stukgaat kan je bv. correctie '-1' uitvoeren om dit item uit je stocktelling te verwijderen.
Bestaand product (uitgebreide productlijst)
Als je in onFact al een uitgebreide productenlijst hebt zitten en pas op een later tijdstip stockbeheer wil gaan gebruiken, is er een manier om de manuele activering per product sneller te doen verlopen. In plaats van handmatig in elke productfiche stockbeheer te gaan activeren, kan je dit ineens activeren voor al je bestaande producten. Daarvoor ga je je producten eerst exporteren, een kolom m.b.t. stockaantal toevoegen, en je producten opnieuw importeren. 
Nieuw product
Als je stockbeheer geactiveerd hebt, zullen er bij de aanmaak van een nieuw product ook extra velden m.b.t. stockbeheer verschijnen:
Stockbeheer: keuze om stock voor dit product op te volgen, of niet
Stock waarschuwingsniveau: in dit veld kan je aangeven vanaf welke hoeveelheid er een stockwaarschuwing moet verschijnen. Geef je bv. cijfer '5' in, dan wordt een stockwaarschuwing getoond zodra de stock nog slechts 5 stuks van dit product bevat.
Virtuele / Actuele stock
​onFact maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock. 
De actuele stock is de stocktelling op basis van jouw keuze bij activering en configuratie; stockberekening op basis van facturen, kassatickets of leveringsbonnen. Hierin wordt dus alles meegerekend wat effectief  aangerekend of geleverd is.
De virtuele stock is de stocktelling op basis van bestelbonnen. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.
In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 10 stuks. Daarvan werden er reeds 3 gefactureerd. Actuele stock = 7 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 2 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 2 bestelde = 5 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.
Overzicht stock
Stock waarschuwingsniveau
Als je voor een product een waarschuwingsniveau hebt ingesteld, zullen stockcijfers in het rood worden weergegevens wanneer de stock onder het waarschuwingsniveau duikt. Op die manier zie je meteen welke producten moeten aangevuld worden. In het voorbeeld hieronder wordt er een waarschuwing weergegeven voor het product op de tweede en derde rij.
Op je dashboard
Producten met een lage stock worden ook weergegeven op je onFact dashboard:
Via producten
De stock kan ook bekeken worden in het overzicht van je producten, zoals hieronder: 
Of per product, wanneer je naar de detailfiche van een product gaat:
Via verwerklijst
In de verwerklijst krijg je tenslotte ook een overzicht van de producten met een lage stock (afgestemd op waarschuwingsniveau). Deze lijst kan je bekijken via de tandwieltjes, links naast je e-mailadres in de rechterbovenhoek.