Verzending via PEPPOL
Met onFact kan je naast facturen verzenden via e-mail, ook heel eenvoudig facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL. PEPPOL is een netwerk voor de uitwisseling van elektronische facturen (e-invoicing).
PEPPOL is te vergelijken met e-mail: elk bedrijf heeft een PEPPOL-adres waarnaar facturen kunnen verzonden worden, die terecht komen in een inbox van een bedrijf. Facturen uitwisselen via dit kanaal heeft twee belangrijke voordelen voor beide partijen:
facturen kunnen automatisch verwerkt worden door softwareprogramma's;
er is een sluitende ontvangstbevestiging waardoor er geen discussie meer mogelijk is of een factuur nu al dan niet afgeleverd werd.
Aanmelden op het PEPPOL-netwerk
Om e-facturen te ontvangen/verzenden via het PEPPOL-netwerk moet je eerst via onFact aanmelden op dit netwerk. Je PEPPOL-adres wordt gegenereerd op basis van je ondernemingsnummer en btw-nummer. Op die manier kunnen jouw leveranciers ook makkelijk detecteren of je zelf actief bent op het PEPPOL-netwerk.
Via onFact kan je je heel eenvoudig aanmelden op PEPPOL:
Klik rechtsboven op je e-mailadres en ga naar 'Apps en koppelingen'.
Ga in de lijst van alle apps en koppelingen naar 'Facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL' en klik op 'Activeren'.
Klik op de gele knop 'Configureren' naast de app.
Klik op de knop 'Registreer mijn bedrijf op het PEPPOL-netwerk'.
e-facturen verzenden via PEPPOL
Om e-facturen te verzenden via PEPPOL hoef je niets bijzonders te doen: je maakt een factuur aan in onFact zoals je dit gewoonlijk zou doen. Je kan ook een reeds bestaande factuur nog eens via PEPPOL verzenden.
In het samenvattingsscherm vand e factuur zal er boven de tijdlijn een extra kader verschijnen; daar zie je of je klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk.
Om een factuur via PEPPOL te verzenden moet het btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant steeds ingevuld zijn bij de facturatiegegevens.
Als je klant op het PEPPOL-netwerk gedetecteerd wordt, zie je onder de blauwe knop 'Acties' de mogelijkheid tot 'Verzenden via PEPPOL'. Is de klant niet gedetecteerd op PEPPOL, dan krijg je een melding daarover te zien en zal je bij de 'Acties' knop enkel per e-mail of per post kunnen verzenden.
Het is niet nodig om aan de PEPPOL-e-mail een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. De verzending van het document is voldoende.
Na vernieuwen van het venster zie je meteen de bevestiging dat de klant de factuur heeft ontvangen via het PEPPOL-netwerk:
e-facturen ontvangen via PEPPOL
Jouw leveranciers kunnen je bedrijf natuurlijk ook detecteren op PEPPOL, en je aankoopfacturen via PEPPOL bezorgen. Wanneer je in onFact een factuur ontvangt via het PEPPOL-netwerk komt deze terecht in je verwerklijst van inkomende documenten. Aan de rechterzijde is er een nieuw actief postvak bijgekomen met je PEPPOL-adres.
Is je PEPPOL-inbox nog niet geactiveerd, dan zal het scherm er zo uitzien (rechts 'Klik hier om uw PEPPOL-inbox te activeren'):
Klik in het kader om te activeren. Het inbox-icoontje wordt blauw en je krijgt de mededeling dat je nu succesvol geregistreerd bent op PEPPOL. Zodra dat gebeurd is kan je inkomende documenten automatisch in de verwerklijst onderaan vinden.
Een duplicaat van de ontvangen factuur wordt ook steeds, zowel als elektronische factuur als in PDF, verzonden naar het e-mailadres van het bedrijf.
Leveranciers uitnodigen om facturen via PEPPOL te bezorgen
Je kan vanuit onFact je leveranciers makkelijk uitnodigen om je aankoopfacturen via PEPPOL te bezorgen. Zo kan jij ze efficiënter verwerken.
Ga in het linkermenu naar 'Aankopen' en klik bovenaan op de groene PEPPOL-mededeling. Dit zal een lijst weergeven van alle leveranciers waaraan je vanuit onFact een uitnodiging kan verzenden.
Via de blauwe knop 'Uitnodiging tot e-facturatie verzenden' kan je een standaard e-mailbericht laden waar de mogelijkheden van PEPPOL worden voorgesteld, en de vraag tot elektronisch doorsturen van facturen. Je kan deze tekst zelf bewerken. Klik op 'E'-mail verzenden' om je leverancier uit te nodigen.
Facturatie aan de overheid via PEPPOL
Wanneer je facturen via PEPPOL moet verzenden aan de overheid, werkt dit op exact dezelfde manier. Echter vragen overheidsinstanties steeds om een orderreferentie toe te voegen. Lees hier hoe je dit doet in onFact.
Door dit als een apart veld op de onFact-documenten in te voeren, kan dit op gestructureerde manier via PEPPOL verzonden worden.
Last updated
