Verwerklijsten

De verwerklijsten in onFact zijn overzichten van zaken die je verder nog moet nakijken of 'verwerken'. Je vindt ze bovenaan de onFact-interface, achter de tandwieltjes. Het gaat om lijsten van betalingen die niet automatisch konden afgepunt worden, artikelen met een kritieke voorraad of inkomende aankoopdocumenten die je nog moet verwerken.

Voor betalingen

De verwerklijst voor betalingen kan je bereiken via het tandwielicoontje rechtsboven, maar wordt ook meteen getoond op het dashboard (zie rechtsonder). Klik je daar op 'Bekijk alle', dan word je omgeleid naar de verwerklijst voor betalingen.

In de kolom 'Bedrag' zie je cijfers staan.

• negatief cijfer in rood: onFact heeft een uitgaande betaling ontdekt op basis van je koppeling met je bankrekening. Dit bedrag is uitgegeven, maar er is nog geen aankoopdocument aan gekoppeld.

• positief cijfer in groen: onFact heeft een inkomende betaling ontdekt op basis van je koppeling met je bankrekening. Dit bedrag heb je ontvangen, maar er is nog geen verkoopdocument aan gekoppeld.

• zandloper-icoon: je hebt een corresponderend betaaldocument geüpload, maar dit nog niet verder verwerkt.

Je kan er voor kiezen om betalingen te Negeren (grijze knop) of te Verwerken (blauwe knop):

• Negeren kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer de betaling een transfer tussen twee van je rekeningen betreft, btw die je moet betalen, of dergelijke.

• Andere betalingen die gelinkt zijn aan een document (aan- of verkoop), kan je beter Verwerken.

Verwerklijst 'Betalingen'

Om een transactie aan een document te koppelen (factuur, kassaticket, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zich een nieuw venster.

Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel aan een factuur' dan opent zich de factuurlijst, en kan je het openstaande factuur selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop. De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst.

Je kan van hieruit gaan koppelen met een bepaald documenttype, of rechtstreeks een aankoopfactuur in de pop-up slepen.

Kies je bijvoorbeeld 'Koppelen met aankoop', dan zal de lijst met jouw aankoopdocumenten zich openen. Je zal dan het correcte document kunnen kiezen (bv. via zoekvenster bovenaan) en dit koppelen door op de blauwe knop 'Koppelen' te klikken.

Dit verloopt analoog aan de koppeling met facturen; de gekoppelde aankoop zal uit de verwerklijst 'Betalingen' verdwijnen.

In de verwerklijst worden alle transacties opgelijst die niet gekoppeld kunnen worden, op basis van de aangeleverde bankuittreksels (manueel of via CodaBox). Hier kunnen dus bv. ook andere types van transactie tussen zitten, zoals een interne overboeking van de ene naar de andere bedrijfsrekening, of bankkosten die aangerekend worden. Om dit soort kosten uit te lijst te wissen, kan je op de grijze 'Negeren' knop klikken.

Stel dat op basis van de verwerklijst een betaling van een factuur slechts gedeeltelijk betaald bleek, kan je voor het resterende openstaande bedrag bv. een betaalherinnering aanmaken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende sectie.

Verwerklijst 'Teveel betaalde facturen'

In deze lijst vind je een overzicht van teveel betaalde facturen. Deze kan je van hieruit eenvoudig terugbetalen aan de klant.

Via de blauwe knop 'Acties' kan je

• Het bedrag negeren: in geval het bv. gaat over een betalingsverschil van €0,02

• Een terugbetaling klaarzetten in je betaalmandje (lees hier meer over deze functie)

• Meteen een terugbetaling uitvoeren via het scannen van een QR-code (zie volgende paragraaf)

Selecteer je 'Refund QR-code', dan toont onFact een detail van de ontvangen en gekoppelde betalingen. Daaronder vind je eventuele openstaande facturen van dezelfde klant.

Aan de rechterzijde haalt onFact de gegevens uit de klantbetaling op en wordt op basis van de in te vullen velden een QR-code gegenereerd. Deze kan je meteen scannen met je bank-app om de terugbetaling uit te voeren.

Verschijnt de QR-code niet? Mogelijk zijn dan niet alle verplichte velden ingevuld (zie rood sterretje).

Voor stockbeheer

Als je de module 'Stockbeheer' gebruikt, kan je per product een waarschuwing voor kritieke voorraad instellen. In de verwerklijst wordt een tab voorzien waarin je meteen de producten ziet staan waarvan de voorraad dit waarschuwingsniveau heeft bereikt.

Zodra je de voorraad van deze producten weer hebt aangevuld tot boven het kritieke aantal (bv. via aankoop of manuele stockwijziging), zullen de items uit de verwerklijst verdwijnen.

Inbox / inkomende aankoopdocumenten

Als je gebruik maakt van de module 'Aankopen', zullen in deze tab de documenten terechtkomen die je nog verder moet verwerken.

Er zijn vier manieren om aankoopdocumenten in je verwerklijst te ontvangen:

• door de bestanden te uploaden in het linkse uploadvenster;

• door met je smartphone vanuit onFact een foto te maken van het bonnetje;

• door de bestanden door te mailen als bijlage aan een e-mail naar je onFact-mailadres, vermeld in het venster in het midden;

• door de bestanden te ontvangen in je PEPPOL-inbox, indien je leveranciers op dit netwerk aangesloten zijn en je deze app gebruikt/hebt geactiveerd (venster rechts).

De bestanden die op die manieren aan onFact geleverd worden, komen onderaan in het venster in een lijst terecht.

Lees hierover meer in het hoofdstuk 'Aankopen'.