WooCommerce
WooCommerce is een populaire WordPress-plugin waarmee je eenvoudig een webshop kan opzetten. Via de WooCommerce-koppeling in onFact kan je een bestelling uit je WooCommerce webshop automatisch omzetten in een bestelbon, leveringsbon of factuur. Die kan dan vanuit onFact (automatisch) naar de klant verzonden worden via e-mail.
De WooCommerce-koppeling kan je activeren via 'Apps en koppelingen'.
- 1.Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.
- 2.Bij 'Geavanceerde apps en koppelingen' ga je naar 'WooCommerce'.
- 3.Klik op de groene knop 'Activeren'.
Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt er aan de linkerzijde een gele knop 'Configureren'. Klik er op om de koppeling in te stellen.
Een "webhook" zorgt ervoor dat je WooCommerce webshop alle informatie over de bestelling gaat doorsturen naar onFact op het moment dat een bestelling geplaatst wordt.
Om de koppeling tussen onFact en WooCommerce in te stellen, moet je enkele gegevens uit onFact in je eigen WooCommerce omgeving invoeren. Die vind je onder 'Instellingen webhook'.
Ga naar het admin-paneel van je webshop:
- Klik daar onder 'WooCommerce' op 'Settings' (of 'Instellingen, afhankelijk van je taalkeuze). Zie stap (1) in de afbeelding hieronder.
- Ga naar de tab 'Advanced' / 'Geavanceerd' (2)
- Ga in het menu daaronder naar 'Webhooks' (3)
- Klik dan op de knop 'Add webhook' / 'Webhook toevoegen' (4)
Je krijgt nu de volgende velden te zien:
- Naam: vrij keuze, geef een voor jou betekenisvolle naam aan deze opdracht (bv. 'onFact.be')
- Status: selecteer 'Active' / 'Actief'
- Topic: selecteer hier de gepaste actie voor jouw workflow. Kies bv. 'Order Created' / 'Bestelling aangemaakt' om je onFact-document te genereren zodra een bestelling geplaatst wordt.
- Delivery URL: kopieer de waarde uit het veld 'Delivery URL' in onFact naar dit veld in WooCommerce
- Secret: kopieer de waarde uit het veld 'Secret' in onFact naar dit veld in WooCommerce
- API Version: hier laat je de voorgestelde selectie staan (hoef je niet te wijzigen)
Klik op 'Save webhook' / 'Webhook opslaan' om deze op te slaan in WooCommerce. Je kan nu terugkeren naar het configuratiescherm in onFact. Bestellingen die in WooCommerce geplaatst worden, worden nu doorgestuurd naar onFact.
Kies in dit gedeelte welk type document er in onFact moet aangemaakt worden, nadat in WooCommerce de door jou gekozen actie werd uitgevoerd.
Je kan daarbij kiezen voor het aanmaken van een bestelbon, een leveringsbon of een factuur.
Vink je 'Automatisch verzenden via e-mail' aan, dan wordt het document meteen verzonden naar het e-mailadres waarmee de bestelling in WooCommerce geplaatst werd. Vink je dit niet aan, dan wordt het document aangemaakt met status 'Concept' in onFact en dien je het zelf nog te verzenden.
Als een klant in WooCommerce iets invult in het veld 'Order opmerking', wordt dit op de onFact documenten weergegeven in het veld 'Extra tekstveld boven tabel'. In de onFact interface verschijnt dit in het veld 'Interne nota' van het document.
Je kan het onderschrift op het document zelf instellen en daarbij verschillende teksten gebruiken voor documenten van bestellingen die reeds betaald werden, of nog moeten betaald worden. Als je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd hebt, kan je deze teksten instellen per taal.
Je kan ook de tekst voor de begeleidende e-mail instellen. Ook hier kan onderscheid gemaakt worden tussen een e-mailtekst voor een reeds betaald, of nog te betalen bestelling.
Als je de optie 'Automatisch verzenden via e-mail' hebt aangevinkt, zal de klant meteen na zijn bestelling via je webshop een e-mail ontvangen van onFact met daarin het aangemaakte document. Standaard wordt er ook vanuit WooCommerce een e-mail verzonden naar de klant, na een bestelling. Om te vermijden dat de klant dubbele e-mails ontvangt, kan je er voor kiezen om de e-mail die vanuit WooCommerce vertrekt, uit te schakelen.
Dit beheer je via 'Settings' / 'Instellingen', dan bovenaan de tab 'E-mails'. Hier zie je een lijst van alle actieve e-mails die door WooCommerce worden verzonden. Je kan bijvoorbeeld de e-mail m.b.t. 'Nieuwe bestelling' uitschakelen, zodat enkel de onFact e-mail bij de klant aankomt.
Wil je de onFact-factuur verzenden naar je WooCommerce-klant en is deze nog niet betaald, dan kan je deze laten betalen via Mollie of Payconiq QR (net zoals een reguliere factuur).
Let bij achteraf betalen via bankoverschrijving op dat je aan de klant vraagt om te betalen op basis van het factuurnummer of gestructureerde mededeling, zoals bij een reguliere onFact-factuur. Op die manier kan de betaling in onFact afgepunt worden.
Werk je in onFact met stockbeheer? Maak dan de keuze om je voorraad ofwel in onFact, ofwel in WooCommerce te beheren. De koppeling voorziet geen synchronisatie van de voorraad tussen de beide systemen. Zodra in onFact een factuur wordt aangemaakt voor een item, wijzigt de stock automatisch. Het is dan ook aangeraden om in je webshop geen voorraad aantallen weer te geven, en deze enkel in onFact te verwerken.