Documentatie
Search…
onFact.BE
Basismodules
VEELGESTELDE VRAGEN (F.A.Q.)
WinBooks Connect
onFact heeft een koppeling beschikbaar voor het boekhoudpakket WinBooks Connect.
WinBooks Connect wijst automatisch een specifiek e-mailadres toe aan elk WinBooks-dossier om documenten aan te leveren en verder te verwerken. Via de onFact koppeling kunnen facturen aangevinkt worden om ze meteen in UBL-formaat naar het opgegeven e-mailadres te verzenden. De facturen komen terecht in WinBooks Connect, waar ze verder kunnen verwerkt worden.

De koppeling met WinBooks Connect activeren

  1. 1.
    Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.
  2. 2.
    Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'WinBooks Connect'.
  3. 3.
    Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.
Je ziet nu twee e-mailvelden verschijnen. In deze velden moet je de WinBooks e-mailadressen invoeren die je vindt in je WinBooks-klantenportaal. Op basis van deze e-mailadressen worden documenten tussen onFact en WinBooks Connect onderliggend uitgewisseld. Je vindt deze e-mailadressen via 'Mijn Profiel' onder 'Geconfigureerde e-mailadressen'.
Zie je hier geen e-mailadres(sen) staan? Raadpleeg de instructies over het aanmaken van e-mailadressen van WinBooks Connect of contacteer je boekhouder.
  • E-mail aankoop: vul in dit veld het e-mailadres in dat gebruikt moet worden voor het verzenden van je aankoopdocumenten naar WinBooks Connect
  • E-mail verkoop: vul in dit veld het e-mailadres in dat gebruikt moet worden voor het verzenden van je verkoopdocumenten naar WinBooks Connect
Klik nadien op 'Opslaan'. De connectie is nu actief:
Als de koppeling met WinBooks Connect geactiveerd is, krijg je in het venster ook de mogelijkheid om facturen automatisch door te sturen naar WinBooks. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar WinBooks. Dit houdt het volgende in:‌
  • Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;
  • Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.
Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?
1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota
2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Documenten doorsturen naar WinBooks

Verkoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.
Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar WinBooks. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. In de tabel verschijnt nu in de WinBooks-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.
TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar WinBooks. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. In de tabel verschijnt nu in de WinBooks-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopfacturen die je wil doorsturen.
2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopfacturen verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopfacturen doorsturen naar WinBooks.

B. Je hebt je aankoopfacturen niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopfacturen die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar WinBooks. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.
3. In de tabel verschijnt nu in de WinBooks-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.
Last modified 9d ago