Documentatie
Search…
onFact.BE
Basismodules
VEELGESTELDE VRAGEN (F.A.Q.)
Octopus
onFact heeft een specifieke koppeling beschikbaar voor boekhouders die het Octopus boekhoudpakket gebruiken.
Octopus wijst automatisch een specifiek e-mailadres toe aan elk Octopus-dossier om documenten aan te leveren en verder te verwerken. In de onFact koppeling kunnen facturen aangevinkt worden om ze meteen in UBL-formaat naar het e-mailadres te verzenden. De facturen komen terecht in de Octopus importlijst waarna ze dankzij het UBL-formaat volledig en 100% correct aan de boekingsmodules aangeboden worden.

De Octopus-koppeling activeren

  1. 1.
    Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.
  2. 2.
    Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'Octopus'.
  3. 3.
    Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.
Je ziet nu twee e-mailvelden verschijnen. In deze velden moet je de Octopus e-mailadressen invoeren die je vindt in je Octopus-klantenportaal. Op basis van deze e-mailadressen worden documenten tussen onFact en Octopus onderliggend uitgewisseld.
  • E-mail aankoop: vul in dit veld het e-mailadres in dat gebruikt moet worden voor het verzenden van je aankoopdocumenten naar Octopus
  • E-mail verkoop: vul in dit veld het e-mailadres in dat gebruikt moet worden voor het verzenden van je verkoopdocumenten naar Octopus
Klik nadien op 'Opslaan'. De connectie is nu actief:
Als de koppeling met Octopus geactiveerd is, krijg je in het venster ook de mogelijkheid om facturen automatisch door te sturen naar Octopus. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar Octopus. Dit houdt het volgende in:‌
  • Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;
  • Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.
Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?
1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota
2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Documenten doorsturen naar Octopus

Verkoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.
Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar Octopus. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. In de tabel verschijnt nu in de Octopus-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.
TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar Octopus. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. In de tabel verschijnt nu in de Octopus-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankoopfacturen'. Selecteer hier de aankoopfacturen die je wil doorsturen.
2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopfacturen verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopfacturen doorsturen naar Octopus.

B. Je hebt je aankoopfacturen niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopfacturen die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar Octopus. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.
3. In de tabel verschijnt nu in de Octopus-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.
Last modified 13h ago