Documentatie
onFact.BE
Search…
⌃K

ClearFacts

ClearFacts is een digitaal aanleveringsplatform waarmee je je aan- en verkoopdocumenten kan doorsturen naar de boekhouder. Via deze koppeling verstuur je rechtstreeks vanuit onFact je documenten naar ClearFacts.

De ClearFacts-koppeling activeren

  1. 1.
    Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.
  2. 2.
    Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'ClearFacts'.
  3. 3.
    Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.
Als je op de groene knop 'Koppel uw account met ClearFacts' klikt, word je doorverwezen naar de ClearFacts-omgeving. Daar moet je de gebruikersnaam en wachtwoord van jouw ClearFacts-account invoeren.
Als de koppeling met ClearFacts geactiveerd is, krijg je in het venster de mogelijkheid om documenten automatisch door te sturen naar ClearFacts:
Als je dit aanvinkt worden de facturen éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar ClearFacts. Dit houdt het volgende in:
  • Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
  • Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;
  • Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.
Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?
1) Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota
2) Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Documenten doorsturen naar ClearFacts

Verkoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.
Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar ClearFacts. De facturen worden omgezet naar het UBL-formaat en op die manier verder verwerkt in ClearFacts. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. In de tabel verschijnt nu in de ClearFacts-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.
TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar ClearFacts. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. In de tabel verschijnt nu in de ClearFacts-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopdocumenten doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopdocumenten die je wil doorsturen.
2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopdocumenten verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopdocumenten doorsturen naar ClearFacts.

B. Je hebt je aankoopdocumenten niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopdocumenten die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar ClearFacts. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.
3. In de tabel verschijnt nu in de ClearFacts-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.

Geavanceerde instellingen

Gebruik je in onFact de app 'Grootboekrekeningen' bij je producten, dan zullen de corresponderende rekeningnummers die je aan je producten hebt toegekend, meegezonden worden naar ClearFacts.