Documentatie
Search…
E-mailinstellingen
Hoe je eenvoudig een e-mail met een document kan verzenden, lees je in het hoofdstuk 'Verzending via e-mail'. In dit iets meer technisch hoofdstuk bekijken we
  1. 1.
    volgens welke instellingen je e-mailberichten vanuit onFact wil verzenden;
  2. 2.
    welke e-mailteksten je in bepaalde e-mails wil gebruiken (bv. begeleidende tekst bij e-mail factuur, bij e-mail offerte, ...).

E-mailinstellingen verzenden/antwoorden

Standaard worden de e-mailinstellingen als volgt opgezet:
Veld
Waarde
"Van" e-mailadres
"Van" naam
Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
Antwoordadres
Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
Verzendmethode
Verzending via globaal adres, antwoord op uw e-mailadres (Eenvoudig)
Het is mogelijk om al deze waarden aan te passen. Ga daarvoor rechtsboven naar de gele knop 'Bewerken'.

Afleveringsmethode

onFact voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes:
  • Verzending via globaal adres, antwoord op uw e-mailadres (Eenvoudig)
  • Verzending via eigen e-mailadres (Configuratie vereist)
  • Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)
  • Verzenden via open server (SPAM gevoelig)
  • Persoonlijk Microsoft-account (Outlook.com, Office 365, Hotmail, ...)
  • Persoonlijk Google-account

Welke optie is meest geschikt voor mij?

Type verzending onFact
Mijn situatie
Wat moet ik hier zelf voor doen?
Via globaal adres
E-mails worden verzonden met als afzendadres [email protected] en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres
Wordt voorzien door onFact, je hoeft zelf niets te doen.
Via eigen e-mailadres
E-mails worden verzonden en beantwoord via mijn eigen e-mailadres, gekoppeld aan mijn eigen domeinnaam (bv. @kastmaatwerk.be, @trekkinglife.org, @zeger-cars.be, ...)
Je moet enkele instellingen wijzigen in het beheer van je domeinnaam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen)
Via eigen server e-mailadres
E-mails worden verzonden en beantwoord via mijn eigen e-mailadres, gekoppeld aan een overkoepelende domeinnaam (bv. @telenet.be, @gmail.com, skynet.be, ...)
Je moet enkele gegevens van je mailprovider (Outlook, Gmail, Telenet, ...) invoeren in onFact. Er is documentatie beschikbaar.
Via open server
E-mails worden verzonden met als afzendadres mijn eigen e-mailadres en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres
Wordt voorzien door onFact, je hoeft zelf niets te doen. LET OP: gevoelig voor SPAM!
Persoonlijke Microsoft-account
E-mails worden verzonden vanuit mijn eigen Microsoft-omgeving met als afzendadres mijn eigen e-mailadres en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres
Je moet via onFact inloggen in je Microsoft-omgeving met je eigen logingegevens.
Persoonlijke Google account
E-mails worden verzonden vanuit mijn eigen Google-omgeving met als afzendadres mijn eigen e-mailadres en beantwoord naar mijn eigen e-mailadres
Je moet via onFact inloggen in je Google-omgeving met je eigen logingegevens.

1. Verzending via globaal adres, antwoord op uw e-mailadres

Dit is de standaard instelling voor het verzenden van e-mails. Wijzig je niets in je onFact instellingen, dan worden je e-mails op onderstaande manier verzonden:
Veld
Wat de ontvanger van je e-mail ziet
Naam afzender
Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender
De ontvanger ziet '[email protected]' staan als afzendadres
Antwoordadres
Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie

2. Verzending via eigen e-mailadres (Configuratie vereist)

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @uwbedrijf.be, dan moet je enkele technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam.
Ben je geen eigenaar van de domeinnaam die je gebruikt? Dan moet je de 'SMTP methode' gebruiken.
E-mails worden verzonden en beantwoord via je eigen e-mailadres, gekoppeld aan je eigen domeinnaam (bv. @kastmaatwerk.be, @trekkinglife.org, @zeger-cars.be, ...). Als je deze keuze maakt, moet je enkele instellingen wijzigen in het beheer van je domeinnaam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).
Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:
Veld
Wat de ontvanger van je e-mail ziet
Naam afzender
Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender
Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie (bv. [email protected]) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. [email protected])
Antwoordadres
Je e-mailadres zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie (bv. [email protected]) of een ander adres binnen dezelfde domeinnaam (bv. [email protected])
Dit kan er als volgt uitzien:
Blijf je binnen dezelfde domeinnaam met de e-mailadressen die je hierboven invult, dan kan je meteen naar de 'E-mail verificatie instellingen' gaan. Heb je bv. als antwoordadres een adres gekozen dat in een andere domeinnaam ligt, klik dan eerst op de groene knop 'Configuratieinstellingen ophalen'.
Om er voor te zorgen dat je e-mails niet als SPAM behandeld worden, moet je ook nog enkele instellingen aanpassen op beheersniveau van je domeinnaam. Je kan deze informatie ook doorgeven aan de beheerder van je domeinnaam om via die weg de instellingen aan te passen. Via 'Instellingen als PDF downloaden' genereer je een PDF om aan je beheerder te bezorgen.

3. Verzending via eigen server e-mailadres (SMTP) (Configuratie vereist)

E-mails worden verzonden en beantwoord via je eigen e-mailadres, gekoppeld aan een overkoepelende domeinnaam (bv. @telenet.be, @gmail.com, @hotmail.com, ...). Als je deze keuze maakt, moet je enkele gegevens van je mailprovider (Outlook, Gmail, Telenet, ...) invoeren in onFact. Maak verder de keuze van je provider om te lezen hoe je dit doet.
Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:
Veld
Wat de ontvanger van je e-mail ziet
Naam afzender
Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender
Je e-mailadres (bv. [email protected])
Antwoordadres
Je e-mailadres (bv. [email protected])
Dit kan er als volgt uitzien:
Als je deze keuze maakt, moet je enkele gegevens van je mailprovider (Outlook, Gmail, Telenet, ...) invoeren in onFact. Je ziet enkele extra velden verschijnen:
Het is belangrijk deze waarden 100% correct in te vullen. Wanneer één van deze waarden niet correct is, zal het verzenden van e-mails in onFact niet meer werken. Indien je problemen heeft met het instellen van deze gegevens, kan je contact opnemen via [email protected] om je verder te helpen.

Invulwaarden per mailprovider

Telenet

Veld in onFact
Invulwaarde
SMTP Hostnaam
smtp.telenet.be
SMTP Poort
587
SMTP Beveiliging
Kies 'Beveiligd met TLS'
SMTP Gebruikersnaam
Je persoonlijke Telenet e-mailadres
SMTP Wachtwoord
Je persoonlijke wachtwoord voor je Telenet-account
Skynet
Veld in onFact
Invulwaarde
SMTP Hostnaam
relay.proximus.be
SMTP Poort
587
SMTP Beveiliging
Kies 'Beveiligd met TLS'
SMTP Gebruikersnaam
Je persoonlijke Skynet e-mailadres
SMTP Wachtwoord
Je persoonlijke wachtwoord voor je Skynet-account
Staat jouw provider niet in de lijst? Contacteer [email protected]!

4. Verzenden via open server (SPAM gevoelig)

E-mails worden verzonden met als afzendadres je eigen e-mailadres en beantwoord naar je eigen e-mailadres. Deze optie wordt voorzien door onFact, je hoeft zelf niets te doen.
Gebruik liefst één van de andere verzendmethodes, want deze methode is gevoelig voor SPAM. Dit wil zeggen dat sommige van je e-mails door de filters van je ontvanger zullen gemarkeerd worden als ongewenste e-mail, en dus niet goed toekomen.
Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:
Veld
Wat de ontvanger van je e-mail ziet
Naam afzender
Je bedrijfsnaam zoals ingevoerd in je Bedrijfsinformatie
E-mailadres afzender
Je e-mailadres (gelinkt aan je eigen domeinnaam of gelinkt aan een overkoepelende domeinnaam)
Antwoordadres
Je e-mailadres (gelinkt aan je eigen domeinnaam of gelinkt aan een overkoepelende domeinnaam)
Dit kan er als volgt uitzien:

5. Persoonlijk Microsoft-account (Outlook.com, Office365, Hotmail, ...)

Is je mailaccount verbonden met een Microsoft-account, dan kan je best voor deze optie kiezen. Je e-mails worden verzonden vanuit je eigen Microsoft-omgeving, met als afzendadres je eigen e-mailadres en beantwoord naar je eigen e-mailadres.
Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:
Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Microsoft-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Accepteren).
Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':
Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

6. Persoonlijke Google account

Is je mailaccount verbonden met een Google-account, dan kan je best voor deze optie kiezen. Je e-mails worden verzonden vanuit je eigen Google-omgeving, met als afzendadres je eigen e-mailadres en beantwoord naar je eigen e-mailadres.
Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:
Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Google-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Toestaan').
Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':
Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

Standaardteksten e-mailberichten

Per documenttype in onFact kan je een standaardtekst als e-mailbericht instellen of bewerken (zie onderstaande lijst).
Je kan voor elk documenttype het e-mailbericht wijzigen via de gele knop 'Bewerken'. De werkwijze is voor alle types e-mail dezelfde, enkel de inhoud van het bericht zal verschillen.
Heb je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd? Dan zal je de mogelijkheid krijgen om per taal de e-mailberichten te bewerken.

Bestaand standaardbericht bewerken

Om een bestaand standaardbericht te bewerken, klik je op de gele knop 'Bewerken' naast de tekstregel.
Je kan het e-mailbericht een andere naam geven, het onderwerp of de tekst aanpassen. Zowel in het onderwerp als in de tekst kan je gebruik maken van tags: de tekst tussen '% ...%' zal automatisch worden vervangen door de juiste waarde per document.
Lees hier meer over het gebruik van deze tags en welke er allemaal voorzien zijn in onFact.

Nieuw standaard e-mailbericht toevoegen

In het bewerk-venster staat reeds één bericht aangemaakt met naam 'Standaard'. Je kan extra berichten toevoegen via de groene knop 'Standaard e-mailbericht toevoegen'. Op die manier kan je bij het verzenden van een e-mail kiezen tussen twee (of meer) begeleidende teksten.
Ook hier kan je het e-mailbericht een andere naam geven, het onderwerp of de tekst aanpassen. Zowel in het onderwerp als in de tekst kan je gebruik maken van tags.

Voorbeeldteksten

Hieronder volgen de standaardteksten die in de e-mails gebruikt worden.

Offertes

Beste, In bijlage vindt u de gevraagde offerte. Wij hopen u bij deze voldoende geïnformeerd te hebben. U kan deze offerte online goedkeuren door op onderstaande knop te klikken en uw handtekening te plaatsen:
%sign_button% Met vriendelijke groeten, %company_name%

Bestelbonnen

Beste,
In bijlage vindt u uw nieuwe bestelbon.
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Leveringsbonnen

Beste,
In bijlage vindt u uw nieuwe leveringsbon.
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Betalingsverzoeken

Beste,
In bijlage vindt u een nieuw verzoek tot betaling. Gelieve het bedrag van %total_amount_to_be_paid% binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% (BIC: %bic%).
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Herinneringen betalingsverzoeken

Beste,
Uit onze administratie blijkt dat het betalingsverzoek met volgnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is het betalingsverzoek aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het volgnummer.
Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail uiteraard als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Kassatickets

Beste,
In bijlage vindt u uw nieuw kassaticket.
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Facturen

Beste, In bijlage vindt u de nieuwe factuur. Gelieve het factuurbedrag van %total_amount_to_be_paid% binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% (BIC: %bic%).
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Herinneringen facturen

Beste, Uit onze administratie blijkt dat onze factuur met factuurnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer.
Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail uiteraard als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Creditnota's

Beste, In bijlage vindt u uw nieuwe creditnota.
Met vriendelijke groeten, %company_name%

Standaard cc: en bcc: adressen

Onderaan deze pagina is het mogelijk om per documenttype een standaard cc: en bcc: adres in te stellen voor je uitgaande e-mails.
In het voorbeeld hieronder zie je hoe je de adressen kan invoeren voor e-mails om een bestelbon te verzenden:
Last modified 25d ago