Offerteaanvragen

Verzamel al je offerteaanvragen van potentiële klanten in onFact, maak prospecten aan en volg het offertetraject op van aanvraag tot aanvaarding.

Offerteaanvragen activeren

Om je offerteaanvragen in onFact te kunnen beheren moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de groene knop 'Activeren'.

De instellingen achter de gele knop 'Configureren' die nu zichtbaar wordt, worden verderop besproken.

Offerteaanvragen opstarten in onFact

In het linkermenu van onFact is onder de sectie 'Verkoop' een nieuw onderdeel 'Offerteaanvragen' verschenen. Bovenaan deze pagina zie je jouw specifieke e-mailadres waar je offerteaanvragen kan naar doorsturen (voorbeeld '[e-mail]').

Methode 1: offerteaanvraag doorsturen naar onFact

Offerteaanvragen die je ontvangt in je eigen (bedrijfs)mailbox, kan je eenvoudigweg doorsturen naar dit specifieke e-mailadres in onFact. Ze verschijnen dan in de lijst met ontvangen aanvragen:

TIP: wil je snel reageren? Stel dan een automatische e-mailforward in vanuit je eigen mailbox naar dit onFact-adres. Zo komen de aanvragen meteen in onFact terecht en kan je ze snel beantwoorden.

Methode 2: offerteaanvraag aanmaken vanuit onFact

Het is ook mogelijk om vanuit onFact zelf een offerteaanvraag toe te voegen, bv. naar aanleiding van een telefoongesprek met een klant. Klik daarvoor op de groene knop rechtsboven '+ Offerteaanvraag toevoegen'.

In het veld 'Klant' kan je een bestaande klant selecteren, of een nieuw contact toevoegen. Is je contact nog niet gekend, voer dan gewoon de naam in. Je kan deze later omzetten naar een klant of prospect (zie verder).

Offerteaanvraag opvolgen

Een offerteaanvraag kan er als volgt uit zien:

Onder de naam van de aanvrager krijg je de mogelijkheid

• een nieuwe prospect aan te maken: dit opent een pop-up venster om contactgegevens aan te vullen. Deze fiche komt terecht in je lijst van 'Prospecten' in het linkermenu van onFact (onder 'Contacten')

• te koppelen met een bestaande klant of prospect: van hieruit kan je linken met een bestaande klant- of prospectfiche.

Een 'prospect' wordt automatisch een 'klant' zodra een factuur aan deze prospect wordt opgemaakt.

Als je in onFact meerdere gebruikers hebt binnen de account, dan kan je bij 'Verkoper' de gepaste gebruiker aanduiden.

Notitie toevoegen

Via de gele knop 'Notitie toevoegen' onder de berichten kan je een interne aanvulling opslaan. Deze notitie gaat niet naar de klant en is enkel zichtbaar in de onFact interface.

Antwoorden op bericht

Je kan reageren op een offerteaanvraag via de groene knop 'Antwoorden op bericht'. Een e-mailvenster zal openen met een vrij tekstveld. In dit venster kan je ook bijlagen toevoegen.

De e-mail wordt verzonden naar de klant/prospect en toegevoegd aan het conversatievenster:

Offerte aanmaken

Een offerte aanmaken kan vanuit het offerteoverzicht of rechtstreeks vanuit de offerteaanvraag: via groene knop rechtsboven '+ Offerte aanmaken'.

Dit opent een nieuwe offerte. Klant-/prospectgegevens worden automatisch overgenomen en de offerte wordt gelinkt aan de klanten- of prospectenfiche.

Heb je nog geen offerte aangemaakt in onFact? Bekijk dan eerst hier hoe je een offerte maakt.

Offerte verzenden

In het samenvattingsvenster van de offerte verschijnt bovenaan een gele knop 'Verzenden via de offerteaanvraag'.

Als je die verzendmethode kiest, wordt de offerte vanuit de offerteaanvraag verzonden. Een e-mailvenster wordt geopend met daarin een standaard e-mailbericht.

Je past de tekst van dit e-mailbericht makkelijk aan via 'Standaard e-mailteksten'.

Na verzending verschijnen de e-mailtekst en offerte in het conversatievenster. In de tijdlijn zie je dat de offerte aangemaakt en verzonden werd.

Je kan de offerte ook verzenden vanuit de 'Offertes' sectie. In dat geval kan je gebruik maken van je eigen e-mailinstellingen en een e-mailtemplate. Een eventueel antwoord van de klant/prospect komt dan echter niet automatisch in het conversatievenster van de offerteaanvraag terecht.

Beheer offerteaanvragen

Status van de offerteaanvraag

In het overzichtsscherm van je aanvragen kunnen zeven verschillende statussen verschijnen m.b.t. je offerteaanvragen:

• ontvangen

• beantwoord

• offerte aangemaakt

• offerte verzonden

• offerte aanvaard

• offerte geweigerd

• geannuleerd

Via de gele knop 'Filters' kan je deze onder meer filteren op status en toegewezen gebruiker.

Offerteaanvraag verwijderen

Via de blauwe knop 'Acties', bij de Tijdlijn van de offerteaanvraag, kan je een offerteaanvraag markeren als 'Geannuleerd' (het is bv. niet langer wenselijk dat je een offerte aanmaakt) of de offerteaanvraag volledig verwijderen.

Geavanceerde instellingen

onFact voorziet nog enkele geavanceerde instellingen bij deze module, met betrekking tot e-mailverzending en automatisch beantwoorden.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

• Ga naar 'Apps en koppelingen'.

• Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de gele knop 'Configureren'.

Configuratie: e-mailadres verzending

Als je deze instelling laat staan op 'onFact adres', worden e-mails die je verzendt vanuit de offerteaanvragen verzonden vanuit jouw specifieke offerteaanvragen-e-mailadres (bv. '[e-mail]'). De verzonden e-mails en de antwoorden van de klant verschijnen automatisch in het conversatievenster in onFact.

Kies je ervoor deze e-mails te verzenden via het e-mailadres dat is ingesteld bij je e-mailinstellingen (bv. '[e-mail]), dan zullen antwoorden van de klant op deze e-mails niet automatisch in het conversatievenster van onFact verschijnen.

Configuratie: automatisch antwoorden

Je kan een automatisch antwoord instellen dat wordt verzonden zodra je een nieuwe offerte-aanvraag in onFact ontvangt. De tekst voor dit bericht kan je zelf aanmaken via de gele knop 'Automatische antwoorden bewerken'.