Dagontvangstenboek
In het dagontvangstenboek dienen alle verkopen opgenomen te worden waarvoor geen factuur moet opgesteld worden. In de praktijk zijn dit meestal de transacties met particulieren (bv. kassatickets), die niet onderworpen zijn aan de verplichte opmaak van een factuur.
Een dagontvangstenboek is niet hetzelfde als een kasboek. Het is bovendien onderworpen aan specifieke regels. Lees er alles over op onze blog.
Het gebruik van een dagontvangstenboek kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.
- 1.Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.
- 2.In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Dagontvangstenboek'.
Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra knop ('Dagontvangsten') zal in het linkermenu verschijnen.
Het dagontvangstenboek in onFact werkt op basis van kassatickets die in onFact worden aangemaakt. Deze tickets worden automatisch ingevoerd in je dagontvangstenboek, de dag na hun aanmaakdatum. Om het dagontvangstenboek te kunnen vullen, dien je dus ook 'Kassatickets' in onFact te activeren.
Na activatie zal het dagontvangstenboek nog leeg zijn. onFact-kassatickets worden automatisch toegevoegd aan het dagontvangstenboek vanaf de dag na hun aanmaakdatum.
Om een ontvangst in het dagontvangstenboek te noteren, dien je dus een kassaticket aan te maken in onFact. Dat wordt ingelezen en verschijnt in de lijst van dagontvangsten.
Aangezien een dagontvangstenboek niet bewerkbaar mag zijn, is de datum van je kassaticket bij het aanmaken ook niet meer bewerkbaar eens je de module 'Dagontvangstenboek' hebt geactiveerd.
In het voorbeeld hieronder werden reeds enkele kassatickets ingelezen:
In een dagontvangstenboek moet elk btw-tarief afzonderlijk worden opgenomen. In dit voorbeeld zijn er enkel verkopen gebeurd aan 21% btw. In geval van een verkoop aan bv. 6% btw, zal er een extra kolom verschijnen in het dagontvangstenboek.
Voor ondernemingen met slechts één vestiging zal er vaak slechts met één dagboek gewerkt worden. Heb je echter meer vestigingen, dan ben je verplicht om per vestiging een dagontvangstenboek bij te houden. Je kan per vestiging een verkoopdagboek aanmaken: lees hier hoe je dat doet. Per dagboek zal een afzonderlijk dagontvangstenboek worden bijgehouden in onFact.
Omdat een dagontvangstenboek niet gewijzigd mag worden, wordt dagelijks een versie afgesloten en ondertekend met een digitale handtekening door onFact. Deze digitale handtekening is de controlesleutel bij validatie (zie verder).
Via de downloadknop rechtsboven kan je een Excelversie van het dagontvangstenboek downloaden. Deze kan je valideren via de publiek beschikbare tool, in geval van bv. controle.
Dit Excelbestand bevat een tab met daarin het overzicht zoals dat weergegeven wordt in de onFact-interface. Onderaan zie je ook het totaal per btw-tarief na een periode van één maand.
Een tweede tab bevat het overzicht van de individuele kassatickets die aan de bedragen gelinkt zijn, met vermelding van volgnummer, datum, klant, totalen excl. en incl. btw en het btw-percentage. Op die manier kan je meteen de omschreven verkopen linken aan de omschrijving op het kassaticket.
Via de knop 'Versiegeschiedenis' kan je per dag een afgesloten dagboek bekijken. Je kan vanuit de detailfiche van de versie deze versie downloaden en valideren via de validator-link.
Het dagontvangstenboek kan gevalideerd worden via een publieke link. Een digitaal ondertekend Excelbestand kan vanuit de interface gedownload worden en opgeladen worden via de volgende URL:
Als je het Excelbestand zelf zou gewijzigd hebben, wordt de digitale sleutel automatisch ongeldig. Het bestand zal dus niet kunnen gevalideerd worden. Is er geen wijziging gebeurd aan het bestand, dan blijft de sleutel geldig en krijg je een positieve valideringsboodschap terug.