TopAccount

Het instellen van de koppeling met TopAccount gebeurt vanuit de boekhoudersaccount. Om de koppeling met TopAccount in te stellen, heb je een gratis onFact boekhoudersaccount nodig.

Vereisten:

Je hebt een boekhoudersaccount (INFO)
Je hebt toegang tot de dossiers van je klanten (INFO)
Je hebt de applicatie "Accounting Downloader" geïnstalleerd op de computer of server waar je de documenten wil ontvangen (en waar TopAccount geïnstalleerd is). (INFO)

Sla stap 1 en 2 over indien je onFact-klantdossiers reeds gekoppeld zijn met je boekhoudersaccount.

Stap 1. Maak een gratis boekhoudersaccount aan

Ga naar https://www.onfact.be/boekhouders/home en meld je aan voor een gratis account.

Stap 2. onFact-klant verbindt met boekhoudersaccount

De klant moet nu zijn individuele onFact-account koppelen met de overkoepelende boekhoudersaccount. Deze koppeling moet gebeuren in de onFact-account van de klant.

Bezorg het e-mailadres waarmee je je kantoor geregistreerd hebt, samen met onderstaande instructies aan je klant:

Log in in onFact.
Klik rechtsboven op je e-mailadres om het menu te openen.
Ga naar 'Instellingen bedrijf'.
Ga aan de linkerzijde naar de tab 'Gebruikers'.
Scroll naar onder op de pagina tot bij 'Accountants en support gebruikers'.
Klik daar op de groene knop '+ Externe gebruiker toevoegen'.
Voer volgend e-mailadres in: [e-mailadres waarmee boekhoudersaccount aangemaakt werd]
Klik op de groene knop 'Toevoegen'.

Zodra dit is voltooid, zal het dossier verschijnen in de boekhoudersaccount onder 'Dossiers' en is er toegang.

Stap 3. Installeer Accounting Downloader

Om documenten vanuit onFact in bepaalde boekhoudpakketten te verwerken, moeten deze in vooraf gedefinieerde mappen geplaatst worden (op een gedeelde server of lokaal op pc). De softwaretool 'Accounting downloader' zorgt daarvoor. Je kan dit programma eenvoudig vanuit je boekhoudersacount downloaden en installeren via onderstaande link.

Accounting Downloader

Stap 4. Activeer de TopAccount koppeling

Klik in de boekhoudersaccount rechtsboven op het e-mailadres
Selecteer daar 'Apps en koppelingen'
Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'TopAccount'

Aan de linkerzijde verschijnt in het menu een knop 'TopAccount'.

Stap 5. De TopAccount koppeling configureren

Klik in het linkermenu op 'Downloadtoestellen' en vernieuw de pagina: hier zie je nu de beschikbare toestellen.

Klik in het scherm hierboven op de gele knop 'Instellingen' om de UBL-bestanden vanuit onFact naar de juiste map op je computer te brengen:

In het veld 'Hoofdmap op computer' kan je bovenstaande info controleren. Standaard komen alle bestanden onder de map "c:\topaccount", maar dit kan mogelijk verschillen en kan je in dit scherm instellen. De dossiercode wordt later ingesteld per dossier. De map 'Import UBL' wordt automatisch aangemaakt.

Accounting Downlader plaatst de UBL-bestanden dan bijvoorbeeld in volgende map: c:\topaccount\dossiercode\Import\Ubl

Hier zie je de gekoppelde TopAccount dossiers. Klik rechtsboven op '+ Nieuwe connectie opzetten' om een TopAccount dossier te verbinden. De 'Dossiercode' vind je in jouw TopAccount omgeving. Deze code wordt ook gebruikt voor de mapindeling: c:\topaccount\dossiercode\Import\Ubl

Overzicht:

Documenten doorsturen naar TopAccount

Als de koppeling met TopAccount geactiveerd is, verschijnt in de klantaccount een icoon aan de linkerkant van het factuuroverzicht.

Documenten waar (nog) geen TopAccount icoon voor staat (= nog niet doorgestuurd naar boekhouder) staan opgelijst in de boekhoudersaccount, rechtsboven bij 'Te verwerken documenten'.

Klik op 'Stuur documenten door naar TopAccount dossier':

Hier kan je een toestel selecteren: bv. PC Kevin, PC Barbara, gedeelde server, ... Op elk van deze toestellen draait de Accounting downloader in de achtergrond. Na het doorsturen gaat deze de bestanden automatisch downloaden en in de correcte map plaatsen:

Vanaf nu kan je TopAccount openen en via TopAccount deze bestanden uitlezen en verwerken (zie Stap 6.)

Bij deze methode is het niet nodig om een standaardtoestel te definiëren: je kan immers dossier per dossier een toestel toewijzen.

Geavanceerd: automatisch doorsturen inschakelen

Het is mogelijk om vanuit de boekhoudersaccount 'automatisch doorsturen' in te schakelen. Op die manier worden de documenten éénmaal daags ('s nachts) doorgestuurd naar de boekhoudersaccount. Dit houdt het volgende in:‌

Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;
Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.

Instelling stap 1: definieer standaardtoestel

Om deze verzending mogelijk te maken, moet er een 'Standaard toestel' ingesteld worden. Bedrijf A verzendt naar Boekhoudkantoor Y. Echter weet Bedrijf A niet op welk toestel of in welke map deze documenten moeten terechtkomen. Boekhoudkantoor Y moet daarom een 'Standaard toestel' instellen (bv. gedeelde server) waarop de documenten moeten toekomen. Indien dergelijk toestel niet is ingesteld, kan de klant zijn documenten niet zelf doorsturen.

Klik in de boekhoudersaccount in het linkermenu op 'TopAccount'
Klik op deze pagina op de gele knop rechtsboven 'Instellingen'

Via de gele knop 'Instellingen' kan je aanduiden hoe de documenten vanuit de klantaccounts in onFact zullen worden doorgestuurd. Naast 'Toestel' kan je één van de door jou ingestelde toestellen selecteren, of kiezen voor de gedeelde serveromgeving. Als geen standaardtoestel is ingesteld, kan niet automatisch worden doorgestuurd.

Instelling stap 2: activeer doorsturen

Klik in de boekhoudersaccount in het linkermenu op 'TopAccount'
Klik naast jouw gekozen dossier op 'Bekijken'
Linksboven zie je de dossiergegevens: verschuif hier de knop naast 'Automatisch aan- en verkoopdocumenten doorsturen' zodat deze groen (= actief) wordt. Automatisch doorsturen wordt nu actief.

Handmatig doorsturen vanuit klantaccount

Zodra een standaardtoestel is gedefinieerd, kan de klant vanuit zijn account ook handmatig documenten 'verzenden naar TopAccount':

Groen TopAccount icoon op factuurlijn: reeds doorgestuurd naar de boekhouder en opgehaald door Accounting downloader (= 'succesvol verzonden')
Grijs TopAccount icoon op factuurlijn: reeds doorgestuurd naar de boekhouder, nog niet opgehaald door Accounting downloader

Stap 6. UBL inlezen in TopAccount

De UBL-documenten komen in de juiste map te staan voor verwerking in TopAccount. Volg de stappen in de Kluwer-handleiding om in te stellen hoe deze in TopAccount kunnen ingelezen worden: