Tax Advisor

Het instellen van de koppeling met Tax Advisor gebeurt vanuit de boekhoudersaccount. Om de koppeling met Tax Advisor in te stellen, heb je een gratis onFact boekhoudersaccount nodig.

Vereisten:

• Je hebt een boekhoudersaccount (INFO)

• Je hebt toegang tot de dossiers van je klanten (INFO)

Sla stap 1 en 2 over indien je onFact-klantdossiers reeds gekoppeld zijn met je boekhoudersaccount.

Stap 1. Maak een gratis boekhoudersaccount aan

Ga naar https://www.onfact.be/boekhouders/home en meld je aan voor een gratis account.

Stap 2. onFact-klant verbindt met boekhoudersaccount

De klant moet nu zijn individuele onFact-account koppelen met de overkoepelende boekhoudersaccount. Deze koppeling moet gebeuren in de onFact-account van de klant.

Bezorg het e-mailadres waarmee je je kantoor geregistreerd hebt, samen met onderstaande instructies aan je klant:

• Log in in onFact.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres om het menu te openen.

• Ga naar 'Instellingen bedrijf'.

• Ga aan de linkerzijde naar de tab 'Gebruikers'.

• Scroll naar onder op de pagina tot bij 'Accountants en support gebruikers'.

• Klik daar op de groene knop '+ Externe gebruiker toevoegen'.

• Voer volgend e-mailadres in: [e-mailadres waarmee boekhoudersaccount aangemaakt werd]

• Klik op de groene knop 'Toevoegen'.

Zodra dit is voltooid, zal het dossier verschijnen in de boekhoudersaccount onder 'Dossiers' en is er toegang.

Stap 3. Communicatie IP-adres

Wolters Kluwer dient de onFact-servers toe te voegen in de firewall van je TaxAdvisor server. Het IP adres dat onFact gebruikt om een connectie te maken met je TaxAdvisor server is: 18.200.105.253

Dit IP-adres dient doorgegeven te worden aan Wolters Kluwer vooraleer je deze koppeling kan opzetten.

Stap 4. Activeer en configureer de Tax Advisor koppeling

• Klik in de boekhoudersaccount rechtsboven op het e-mailadres

• Selecteer daar 'Apps en koppelingen'

• Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'Tax Advisor'

Aan de linkerzijde verschijnt in het menu een knop 'Tax Advisor': klik er op. Op deze pagina kan je de verbinding maken tussen onFact en jouw Tax Advisor omgeving.

Klik rechtsboven op de gele knop 'Instellingen'. Klik daarna rechtsboven op de groene knop '+ Server toevoegen'. onFact vraagt je nu de servergegevens in te voeren waar jouw Tax Advisor op draait. Volgende velden zijn gevraagd:

Zodra je server succesvol werd toegevoegd, kan je onFact-dossiers beginnen koppelen.

Stap 5. onFact-dossiers koppelen aan Tax Advisor

Klik in het linkermenu op 'TaxAdvisor' om je dossiers te koppelen. Klik rechtsboven op '+ Nieuwe connectie opzetten' om een dossier te verbinden.

• Selecteer een bedrijf uit de voorgestelde lijst van dossiers.

• Koppel jouw server

• Geef een dossiercode naar keuze op (= dit wordt de naam van het dossier in je overzicht)

• Klik op 'Toevoegen' om het dossier te koppelen.

De 'Dossiercode' wordt ook gebruikt voor de mapindeling die aangemaakt wordt op de server: zodra documenten vanuit onFact worden doorgestuurd, leest het systeem uit of deze in een map 'verkopen' of 'aankopen' moeten terechtkomen.

Het aangemaakte dossier wordt nu toegevoegd in je Tax Advisor overzicht.

Stap 6. Documenten doorsturen naar Tax Advisor

Via de blauwe knop 'Bekijken' in het scherm hierboven, kan je instellen of documenten automatisch doorgestuurd moeten worden vanuit de onFact-account naar Tax Advisor.

Automatisch doorsturen

Als deze functie is geactiveerd worden de documenten uit de onFact-account éénmaal daags ('s nachts) doorgestuurd naar de boekhoudersaccount. Dit houdt het volgende in:‌

• Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;

• Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.

Handmatig doorsturen

Als de koppeling met Tax Advisor geactiveerd is, verschijnt in de klantaccount een icoon aan de linkerkant van het factuuroverzicht. Als automatisch doorsturen uitgeschakeld is, kan de klant vanuit zijn account ook handmatig documenten 'verzenden naar Tax Advisor':

Als er een groen Tax Advisor icoon verschijnt op een factuurlijn is het document succesvol verzonden naar de boekhouder.

Stap 7. UBL inlezen in Tax Advisor

De UBL-documenten komen in de juiste map te staan voor verwerking in Tax Advisor. Contacteer je leverancier voor de werkwijze om deze UBL-documenten in Tax Advisor te importeren en verwerken.