ExactOnline

ExactOnline laat niet toe dat meerdere individuele accounts via onFact gekoppeld worden. Om die reden moet de koppeling worden opgezet vanuit een boekhoudersaccount, zodat individuele accounts (onFact-gebruikers) deze koppeling gebruiken. Op die manier bestaat er slechts één koppeling tussen onFact en ExactOnline.

Stap 1. Maak een gratis boekhoudersaccount aan

Ga naar https://www.onfact.be/boekhouders/home en meld je aan voor een gratis account.

Stap 2. onFact-klant verbindt met boekhoudersaccount

De klant moet nu zijn individuele onFact-account koppelen met de overkoepelende boekhoudersaccount. Deze koppeling moet gebeuren in de onFact-account van je klant.

Bezorg het e-mailadres waarmee je je kantoor geregistreerd hebt, samen met onderstaande link (instructies) aan je klant:

https://onfact.gitbook.io/support/instellingen/gebruikers#accountants-en-support-gebruikers

Stap 3. Activeer de ExactOnline koppeling

Activeer nadat de klant je toegang verleende tot zijn account, de koppeling via je boekhoudersaccount.

• Log in en ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

• Klik het menu open en kies 'Apps en koppelingen'. Daar zie je als eerste de ExactOnline koppeling staan:

• Klik op de groene knop 'Activeren' om de koppeling in te schakelen

• Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt een gele knop 'Configureren'. Klik hierop om de koppeling in te stellen:

• Via de groene knop 'Verbind je account met ExactOnline' zal je omgeleid worden naar de ExactOnline-omgeving buiten onFact. Daar kan je op basis van je gebruikersnaam de account van het boekhoudkantoor koppelen.

Stap 4. Koppel je dossier(s)

Eens de koppeling is gemaakt, verschijnt in het linkermenu in je boekhoudersaccount een extra optie voor ExactOnline. Als je hier op klikt verschijnt de lijst met individueel gekoppelde dossiers.

Per dossier zie je hier op welke manier het gekoppeld is. Hover je met de muis bijvoorbeeld over het dossiernummer in de kolom 'ExactOnline Dossier', dan verschijnen volgende keuzes:

• Groen kader: het dossier is gekoppeld vanuit de boekhoudersaccount

• Geel kader: het dossier is gekoppeld vanuit de bedrijfsaccount

• Rood kader: het dossier is niet gekoppeld

Wegens een update bij ExactOnline kunnen dossiers met geel kader een probleem opleveren. De koppeling van meerdere bedrijfsaccounts via dezelfde ExactOnline gebruiker kan er voor zorgen dat de koppeling inactief wordt. De aanbevolen methode van koppeling is te verbinden via de boekhoudersaccount: zie instructies hieronder.

Om een dossier (voor een eerste maal of opnieuw) te koppelen, klik je op de gele knop 'Configureren' aan de rechterzijde. Dit opent een overzichtsscherm van je ExactOnline dossiers. Selecteer in de lijst die verschijnt onder 'Selecteer dossier' het juiste dossier om de verbinding tot stand te brengen en klik op 'Opslaan' om het geselecteerde dossier te verbinden.

Het gekoppelde dossier krijgt nu een status in een groen kader met vinkje en werd correct gekoppeld vanuit de overkoepelende boekhoudersaccount.

Blijft je dossiercode in een geel kader staan? Dan is de koppeling niet gelukt. Contacteer [e-mail] voor verdere ondersteuning. Bij correcte koppeling verschijnt de dossiercode in een groen kader.

Q: Ik krijg geen lijst van dossiers te zien bij 'Selecteer dossier'?

In dat geval staat er iets nog niet goed in je eigen ExactOnline omgeving. Log in in je ExactOnline omgeving.

• Ga naar het beveiligingscentrum.

• Klik op 'onFact - online facturatie software'.

• Onderaan is "Toegang tot" vermeld. Daar moet je ook het dossier(s) zien staan dat je wil koppelen. Als dit niet het geval is, kan je rechts op 'Administraties beheren' klikken en de nodige administraties/dossiers verplaatsen naar de rechterzijde.

• Vervolgens open je het dossier dat je in onFact wil koppelen, in ExactOnline door linksboven op de dossiertitel te klikken. Dit venster laat je zo open staan.

Vervolgens ga je terug naar de onFact boekhoudersaccount.

• Klik links op 'ExactOnline'

• Klik op 'Configureren' bij de dossiernaam die je wil koppelen.

• Daar za je nu via 'Selecteer dossier' de dossierlijst te zien krijgen: het gewenste dossier zal hier tussen staan en zal je kunnen selecteren.

• Klik op 'Opslaan'.

Stap 5. Verdere configuratie

Het verder configureren of effectief doorsturen van documenten kan gedaan worden vanuit de individuele bedrijfsaccounts.

• Log in in de klantaccount

• Klik rechtsboven op het e-mailadres en ga naar 'Apps en koppelingen'

• In de tab 'Boekhouding' scroll je tot bij 'ExactOnline'

• Klik daar op de gele knop 'Configureren'

Je kan de verkoop- en aankoopdagboeken gaan bewerken. Beide hebben standaardwaarden toegekend in onFact. Het is echter mogelijk om nummers van journaals en grootboekrekeningen te wijzigen. Klik daarvoor op de gele knop 'Bewerken'.

Gebruik je de app 'Grootboekrekeningen' bij je producten NIET, dan zullen standaard de waarden gebruikt worden die in deze dagboeken vermeld zijn. Als je deze app wel gebruikt, zullen die extra grootboeknummers wel meegenomen worden in de koppeling naar ExactOnline.

Optie doorsturen 'Aankopen'

Via de gele knop 'Bewerken' bij 'Aankoopdagboeken' kan je verdere parameters instellen:

onFact biedt volgende doorstuurmogelijkheden:

• Origineel PDF-document zonder ingevoerde gegevens: vanuit de verwerklijst of indien in de instelling aangepast werd om verwerkte aankopen ook als PDF door te sturen: in dit geval sturen we documenten naar de digitale brievenbus en dienen ze verwerkt te worden via de EO scanservice.

• Geëncodeerde UBL-bestanden met alle ingevoerde informatie: ontvangen PEPPOL-facturen of PDF-facturen gaat onFact zelf door het "verwerken" vanuit de verwerklijst omzetten naar een UBL-document. Deze komen ook in de digitale brievenbus terecht.

• Boekingsvoorstellen: onFact stuurt rechtstreeks documenten door als boekingsvoorstel. In dit geval is er geen tussenkomst in de digitale brievenbus nodig. Als je deze optie kiest, moet er een grootboekrekening gekend zijn in ExactOnline of in onFact voor de leverancier (zie volgende).

ExactOnline scanservice & grootboekrekeningen

Onderaan op de algemene configuratiepagina vind je ook de mogelijkheid om een e-mailadres in te voeren voor de EO scanservice. Dit adres kan gebruikt worden indien de klant de aankoopdocumenten wenst door te sturen vanuit de verwerklijst van onFact, zonder ze zelf in onFact te gaan verwerken.

In het gedeelte 'Grootboekrekeningen' kan je de via de gele knop je grootboekrekeningen ophalen om ze eenvoudigen te kunnen koppelen aan leveranciers en/of documenten. Je kan hier ook werken met eigen, ingevoerde grootboeknummerlijsten.

Meer informatie over het importeren van een eigen lijst van grootboekrekeningen en het toekennen aan documenten/leveranciers, vind je in het gedeelte 'Grootboekrekeningen' in onze documentatie.

Bedrijfsdocumenten

Het is ook mogelijk om 'Overige bedrijfsdocumenten' door te sturen naar onFact. Dit zijn documenten die relevant zijn voor je onderneming, maar geen aan- of verkoopdocumenten zijn. Deze optie wordt enkel getoond indien een module uit 'Bedrijfsdocumenten' geactiveerd is. Meer informatie over deze 'Bedrijfsdocumenten' lees je hier:

Bedrijfsdocumenten | Documentatiedocumentatie.onfact.be

Klik in de configuratiepagina van de ExactOnline-koppeling op de gele knop 'Bewerken' om de juiste digitale brievenbus te selecteren, waar deze documenten naartoe verzonden mogen worden.